Hướng dẫn kinh doanh và nhập hàng là chủ đề chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi nhất từ độc giả. Rất nhiều bạn muốn tự mở một shop nhỏ hoặc một gian hàng online, nhưng lại loay hoay không biết nên bắt đầu từ đâu. Chúng tôi hiểu cảm giác đó, vì chính đội ngũ cũng từng đứng ở vị trí ấy khi đồng hành cùng những chủ shop mới.
Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ những kinh nghiệm thực tế đã được đúc kết qua nhiều năm quan sát. Từ việc chọn nguồn hàng, tính toán vốn liếng, đến lúc đưa sản phẩm lên kệ và bán ra thị trường, mỗi bước đều có những lưu ý riêng. Bạn nên nắm rõ trước khi bắt tay vào làm, để tránh những sai lầm tốn kém mà nhiều người mới thường gặp phải.
Hướng dẫn kinh doanh và nhập hàng: vì sao nên bắt đầu từ nguồn hàng có sẵn
Chúng tôi nhận thấy phần lớn người mới kinh doanh đều chọn nhập hàng có sẵn thay vì tự sản xuất từ đầu. Lý do khá dễ hiểu. Tự sản xuất đòi hỏi vốn lớn, thời gian hoàn thiện sản phẩm dài và rủi ro thất bại cao hơn nhiều. Với người chưa biết khách hàng của mình thực sự cần gì, việc đầu tư lớn ngay từ đầu là một canh bạc khó lường.
Nhập hàng từ những nguồn uy tín giúp bạn rút ngắn thời gian ra thị trường. Bạn có thể test nhu cầu khách hàng nhanh hơn, và điều chỉnh mặt hàng linh hoạt khi thị trường thay đổi. Một khách hàng của chúng tôi từng chia sẻ rằng bạn ấy chỉ mất khoảng hai tuần, từ lúc quyết định kinh doanh đến khi có lô hàng đầu tiên để bán. Nếu chọn tự sản xuất, quãng thời gian đó có thể kéo dài vài tháng, thậm chí cả năm.
Tuy vậy, nhập hàng không đơn giản chỉ là đặt mua rồi bán lại. Nó đòi hỏi bạn hiểu thị trường, biết tính chi phí thật sự và chọn đúng nguồn cung ngay từ đầu. Đó mới là phần quyết định bạn đi xa được hay không.
Xác định vốn và ngân sách trước khi bắt tay vào nhập hàng
Trước khi nghĩ đến việc nhập hàng gì, chúng tôi luôn khuyên khách hàng dừng lại để tính toán ngân sách thật kỹ. Đây là bước nhiều người bỏ qua vì nôn nóng muốn bán hàng ngay lập tức. Nhưng chính sự vội vàng ấy thường khiến họ thiếu vốn giữa chừng.
Ngân sách kinh doanh ban đầu thường gồm nhiều khoản khác nhau, không chỉ riêng tiền hàng:
- Vốn nhập hàng đợt đầu, nên giữ ở mức vừa phải để test thị trường trước.
- Chi phí vận chuyển và thông quan, khoản này dễ đội lên nếu chọn sai đơn vị.
- Chi phí marketing để tiếp cận khách, kể cả chạy quảng cáo hay làm nội dung trên mạng xã hội.
- Một khoản dự phòng, phòng khi hàng về chậm hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Chúng tôi thường gợi ý dự trù ngân sách nhỉnh hơn khoảng 20-30% so với tính toán ban đầu. Kinh doanh nhập hàng gần như chắc chắn sẽ có chi phí phát sinh, dù bạn chuẩn bị kỹ đến đâu. Có khoản dự phòng trong tay sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn rất nhiều khi có tình huống bất ngờ xảy ra.
Chọn nguồn hàng: nội địa hay đặt hàng từ Trung Quốc
Đây là câu hỏi mà gần như ai mới bắt đầu kinh doanh cũng từng đặt ra. Nguồn hàng nội địa có ưu điểm dễ kiểm tra chất lượng, thời gian nhận hàng nhanh và bạn không phải lo thủ tục hải quan phức tạp. Nhưng giá thành thường cao hơn so với nhập trực tiếp, đặc biệt với các mặt hàng như quần áo, phụ kiện hay đồ gia dụng.
Nhập hàng từ Trung Quốc thường diễn ra qua các kênh như 1688, Taobao hoặc các chợ đầu mối ở Quảng Châu. Cách làm này thường cho biên lợi nhuận tốt hơn, miễn là bạn biết chọn đơn vị vận chuyển uy tín. Chúng tôi từng tổng hợp khá chi tiết kinh nghiệm thực tế khi nhập hàng Trung Quốc cho người mới, từ cách tìm nguồn, đặt cọc đến kiểm tra hàng trước khi ship về Việt Nam. Bạn có thể tham khảo thêm nếu đang cân nhắc hướng đi này.
Khi chọn nguồn hàng, chúng tôi luôn nhắc khách hàng đừng chỉ nhìn vào giá rẻ. Chúng tôi từng chứng kiến không ít trường hợp ham giá thấp rồi chọn nhà cung cấp không rõ ràng. Kết quả là nhận về lô hàng lỗi, sai mẫu, hoặc giao chậm kéo dài cả tháng trời. Kiểm tra đánh giá của nhà cung cấp và yêu cầu ảnh chụp thực tế sản phẩm là bước không nên bỏ qua. Đặt số lượng nhỏ trước khi nhập lô lớn cũng là nguyên tắc chúng tôi luôn nhấn mạnh.
Nên buôn mặt hàng gì để dễ bán và ít rủi ro
Nhiều người hỏi chúng tôi nên nhập mặt hàng gì để dễ bán nhất. Thành thật mà nói, không có câu trả lời chung cho tất cả mọi người, vì còn tùy vào vốn, thị trường mục tiêu và cả sở thích cá nhân. Điều chúng tôi có thể chia sẻ là những trường hợp thực tế đã đi qua tay đội ngũ.
Chúng tôi từng đồng hành cùng một bạn khởi nghiệp bán phụ kiện điện thoại, chỉ với vốn ban đầu vài triệu đồng. Bạn ấy chọn mặt hàng này vì giá vốn thấp, dễ đóng gói và nhu cầu thị trường khá ổn định. Sau sáu tháng, shop nhỏ đó đã có lượng khách quen đều đặn trên các sàn thương mại điện tử.
Ở một hướng khác, một khách hàng của chúng tôi lại chọn nhập giày dép sỉ. Lý do là bạn ấy nhận thấy nhu cầu tại khu vực mình sinh sống khá lớn. Nếu bạn quan tâm hướng đi này, chúng tôi có một bài viết phân tích khá kỹ những lợi ích khi nhập sỉ giày Quảng Châu để kinh doanh, từ biên lợi nhuận đến cách xoay vòng vốn nhanh hơn.
Nguyên tắc chung chúng tôi hay áp dụng khi tư vấn là chọn mặt hàng có nhu cầu ổn định quanh năm. Đừng chạy theo trào lưu nhất thời. Hàng theo trend có thể bán chạy trong vài tuần, nhưng rủi ro tồn kho khi trào lưu qua đi là rất thật.
Test thị trường trước khi nhập số lượng lớn
Đây là bước chúng tôi muốn nhấn mạnh riêng, vì rất nhiều người mới bỏ qua nó. Đừng nhập số lượng lớn ngay từ lần đầu, dù bạn tự tin đến đâu về sản phẩm mình chọn. Thị trường luôn có những điều bất ngờ mà giấy tờ phân tích khó lường hết.
Cách làm chúng tôi thường gợi ý là nhập một lượng nhỏ, đăng bán thử trên các kênh online. Sau đó quan sát phản hồi thực tế từ khách hàng trong khoảng hai đến bốn tuần. Nếu tỷ lệ chuyển đổi tốt và đơn hàng đều đặn, lúc đó mới nên tính đến việc nhập số lượng lớn hơn để tối ưu giá vốn.
Bài toán chi phí vận chuyển, thuế và các khoản phát sinh
Chi phí vận chuyển là phần dễ bị đánh giá thấp nhất khi mới tính toán kinh doanh nhập hàng. Nhiều bạn chỉ cộng giá vốn sản phẩm rồi tính lãi. Họ quên mất phí ship, phí thông quan và cả phí lưu kho nếu hàng về không đúng lịch. Đến khi nhìn lại sổ sách, lợi nhuận thực tế thấp hơn nhiều so với dự tính.
Với hàng nhập từ Trung Quốc, phí vận chuyển thường tính theo khối lượng hoặc thể tích tùy loại hàng. Hàng cồng kềnh nhưng nhẹ như đồ nhựa, đồ gia dụng thường tính theo thể tích. Hàng nặng như phụ kiện kim loại lại tính theo cân nặng. Chọn sai phương thức vận chuyển có thể khiến chi phí đội lên đáng kể so với ban đầu.
Thuế nhập khẩu và thủ tục hải quan cũng là phần cần tìm hiểu kỹ, đặc biệt nếu bạn nhập số lượng lớn hoặc thuộc mặt hàng có quy định quản lý riêng. Chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm và minh bạch chi phí ngay từ đầu. Đừng chỉ chọn bên báo giá rẻ nhất mà chưa tìm hiểu kỹ.
Nhập hàng sỉ: lợi ích thực tế và những lưu ý khi chọn đơn vị
Nhập hàng sỉ giúp bạn có giá vốn tốt hơn hẳn so với mua lẻ, điều này gần như ai kinh doanh cũng biết. Nhưng lợi ích của nhập sỉ không chỉ dừng ở giá. Nó còn giúp bạn chủ động nguồn hàng, tránh tình trạng hết hàng đúng lúc khách cần mua nhất.
Khi tìm đơn vị nhập sỉ, chúng tôi thường khuyên ưu tiên nơi có địa chỉ rõ ràng và cho phép kiểm tra hàng mẫu trước khi đặt số lượng lớn. Với trường hợp nhập giày sỉ từ Quảng Châu, chúng tôi từng giới thiệu một đơn vị hỗ trợ nhập hàng Trung Quốc uy tín. Một số khách hàng của chúng tôi đã làm việc cùng đơn vị này, và phản hồi chung khá tích cực về tốc độ xử lý đơn hàng.
Một lưu ý nữa là đừng vội tin vào những lời quảng cáo giá rẻ bất thường mà bỏ qua việc kiểm tra thực tế. Chúng tôi luôn khuyên yêu cầu hình ảnh, video sản phẩm thật. Thậm chí có thể đặt một đơn nhỏ để kiểm tra chất lượng và thời gian giao hàng, trước khi cam kết hợp tác lâu dài với bất kỳ đơn vị nào.
Ứng dụng công nghệ để quản lý nhập hàng và bán hàng hiệu quả hơn
Là một đội ngũ làm việc trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi luôn khuyến khích khách hàng tận dụng các công cụ số ngay từ khi mới kinh doanh. Một cuốn sổ ghi chép tay có thể đủ dùng khi bạn chỉ bán vài đơn mỗi ngày. Nhưng khi số lượng đơn tăng lên, quản lý thủ công rất dễ dẫn đến nhầm lẫn.
Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay khá đa dạng. Có công cụ miễn phí đơn giản, cũng có hệ thống tích hợp quản lý kho, đơn hàng và nhiều kênh bán cùng lúc. Chúng tôi từng chứng kiến một chủ shop chuyển từ ghi chép tay sang dùng phần mềm, và chỉ sau một tháng đã hết tình trạng nhầm đơn liên tục. Mọi thứ trở nên gọn gàng hơn hẳn.
Ngoài phần mềm quản lý, một website bán hàng riêng cũng là khoản đầu tư đáng cân nhắc khi shop đã có lượng khách ổn định. Website giúp xây dựng thương hiệu bền vững hơn, đồng thời bạn không phụ thuộc hoàn toàn vào thuật toán của mạng xã hội hay sàn thương mại điện tử.
Xây dựng kênh bán hàng và quản lý đơn hàng sau khi có nguồn hàng
Có nguồn hàng tốt mới chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại nằm ở việc bạn bán hàng ở đâu và quản lý đơn hàng ra sao. Chúng tôi nhận thấy nhiều bạn đầu tư khá kỹ cho khâu nhập hàng nhưng lại xem nhẹ khâu bán, dẫn đến hàng về rồi tồn kho lâu ngày không ai mua.
Kênh bán hàng phổ biến hiện nay gồm các sàn thương mại điện tử, mạng xã hội và website riêng. Mỗi kênh có đặc thù khách hàng khác nhau, và không phải mặt hàng nào cũng phù hợp với tất cả các kênh cùng lúc. Chúng tôi thường khuyên thử nghiệm trên hai đến ba kênh trước, sau đó tập trung nguồn lực vào kênh hiệu quả nhất.
Việc quản lý đơn hàng cũng nên được chuẩn hóa ngay từ đầu. Ghi chép rõ ràng thông tin khách, mã đơn và tình trạng giao hàng giúp bạn tránh nhầm lẫn khi số lượng đơn tăng. Nhiều bạn khởi nghiệp bỏ qua bước này vì nghĩ đơn giản, nhưng đến khi đơn hàng tăng gấp ba, gấp bốn thì mọi thứ rối tung và khó kiểm soát.
Những sai lầm thường gặp khi mới bắt đầu kinh doanh nhập hàng
Sau nhiều năm quan sát và đồng hành cùng các chủ shop, chúng tôi nhận ra một số sai lầm lặp đi lặp lại ở hầu hết người mới. Đây là những điều đội ngũ đã chứng kiến nhiều lần, và phần lớn đều có thể tránh được nếu chuẩn bị kỹ từ đầu.
- Nhập số lượng lớn ngay từ đầu vì tin vào lời quảng cáo giá sỉ, trong khi chưa từng test thị trường.
- Chọn nguồn hàng chỉ dựa vào giá, bỏ qua việc kiểm tra uy tín và chất lượng thực tế.
- Không tính đủ chi phí phát sinh, khiến biên lợi nhuận thực tế thấp hơn dự tính.
- Chỉ đăng bán ở một vài nơi rồi ngồi chờ khách tự tìm đến.
- Không có kế hoạch dự phòng khi hàng về chậm hoặc gặp sự cố với nhà cung cấp.
- Nản lòng quá sớm khi vài đơn đầu chưa đạt kỳ vọng, trong khi kinh doanh cần thời gian để tích lũy khách quen.
Đây đều là những bài học mà chính đội ngũ chúng tôi cũng từng gặp qua nhiều trường hợp thực tế. Không phải điều gì quá xa lạ hay khó tránh, miễn là bạn chuẩn bị đủ kỹ lưỡng và kiên nhẫn quan sát thị trường.
Lời kết từ đội ngũ chúng tôi
Kinh doanh và nhập hàng chưa bao giờ là con đường dễ dàng, nhưng cũng không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị đúng cách. Từ việc xác định ngân sách, chọn nguồn hàng phù hợp, cho đến xây dựng kênh bán và quản lý đơn hàng bài bản, mỗi bước đều cần sự kiên nhẫn và quan sát thực tế thị trường.
Chúng tôi hy vọng những kinh nghiệm trong bài viết này giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu hành trình kinh doanh của riêng mình. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về nhập hàng hay chọn nguồn cung, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Chúc bạn sớm có một hành trình kinh doanh thuận lợi.